Внедрение новых информационных технологий заставило библиотековедов заняться изучением библиотечных технологий. А в обучение библиотечных специалистов стал вводиться новый курс «Библиотечная технология», который пропагандирует новый тип мышления – технологический. В современном понимании библиотека – это «…технологическая система, ориентированная на производство специфических продуктов и предоставление пользователям информационных услуг» (Пилко И.С. Технологическое библиотековедческое знание: содержание и структура /И.С. Пилко //Научные и технические библиотеки.–2003.–N 3.–С.41.).
Как в любой производственной системе в библиотеке присутствуют предметы труда, средства производства, производственные процессы, оценивается эффективность системы и т.д. Эффективность функционирования библиотеки на современном этапе уже не может оцениваться только по объему фонда и числу читателей. Она во многом зависит от технологичности библиотечных процессов. Рассматривая библиотеку как технологическое производство, в качестве предметов труда выделим документацию.
В своей работе библиотекари сталкиваются с потоком документов – разнородных по назначению и представлению. Часть этих документов задействована в технологической цепочке библиотекарь – читатель и непосредственно связана с обслуживанием читателей.
На наш взгляд, при решении проблем автоматизации библиотечных процессов, кроме автоматизации основных библиотечных (производственных) процессов – создания информационных продуктов и предоставления услуг, необходимо учитывать также автоматизацию административно-управленческих задач. Возможности применения компьютера и компьютерных технологий, электронного документооборота в решении такого рода задач неограниченны.

Примеры внутреннего документооборота МУК «ЦСДШБ» (под внутренними документами мы понимаем документы служебного пользования):
– документы ежедневного статистического учета: учет читателей, посещений, массовых мероприятий; выполняемых справок и т.д.;
– ежемесячные и годовые планы и отчеты подразделений, документы по внебюджетной деятельности: проектная (грантовая) деятельность, творческие конкурсы, партнерские проекты (организация детского труда);
– документы библиотечного менеджмента: работа с кадрами (повышение квалификации – аттестационные документы), табельный учет, служебные базы данных: сотрудников, по гражданской обороне;
– входящая и исходящая документация (письма, приказы);
– распорядительные и инструктивные документы – планы и рабочие инструкции, и т.д.;
– базы данных для служебного использования библиотечных специалистов – полнотекстовые базы текстов мероприятий, программ, информационные бюллетени, календари знаменательных дат и т.д.
Этот перечень можно продолжить и расширить.
Обеспечивается внутренний документооборот доступными программными средствами: стандартным офисным пакетом и специализированными библиотечными программами ведения баз данных (в нашей системе это Ирбис) и др.
Ситуация осложняется, если руководителю приходится собирать и анализировать документы всех филиалов, собирать отчеты городов библиотек городов ЗАТО (наша библиотека – методический центр по детским библиотекам городов ЗАТО), сводить полученные данные, проводить анализ, давать рекомендации, оценивать эффективность деятельности.

Повышение эффективности библиотечной деятельности при внедрении компьютерного документооборота
Под эффективностью любой компьютеризированной системы понимается степень соответствия решаемых задач поставленным целям. Использование автоматизированных систем облегчает работу с большими массивами документов. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса.
Д. А. Макаровым рассмотрены основные составляющие эффекта, получаемого при вводе компьютерных технологий в документооборот (Макаров Д. А. Документооборот на основе технологий Internet / Д.А. Макаров// Библиотечное дело-2005: Материалы междунар. науч. конф. Москва 20-23 апреля 2005 г.– М., 2005):
- во всех подразделениях (центральной и библиотеках школ и учреждений дополнительного образования) вводится единая и строго регламентированная технология документооборота. При этом уменьшается зависимость от персонала как носителя технологических знаний по работе с документами.
- организация становится управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью. Локальная компьютерная сеть охватывает пока только центральную библиотеку, и существуют потери при документообороте с филиалами. Но с внедрением коммуникационных технологий управляемость распространится на всю территориально-распределенную структуру организации.
- создаются условия для существенного ускорения прохождения документов по организации. В библиотечной системе – это получение выигрыша за счёт более быстрой реакции на информационные запросы (электронная доставка документа).
- качественный выигрыш во времени и трудозатратах достигается при организации взаимоувязанного электронного документооборота внутри организации, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов.
- целостность и сохранность документов в электронном виде обеспечивает система корпоративного архива. Так на сервере библиотеки хранятся рабочие и архивные копии всех электронных бах данных, отчетов библиотеки с 1998 года и др. документы.
В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объёмов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счёт сокращения занимаемых документами площадей.
Всего этого можно добиться путём внедрения систем управления документооборотом на основе компьютерных технологий. Их использование также позволяет решить большинство возникающих проблем: крайне медленное движение документов, значительные усилия на изготовление копий и контроль прохождения наиболее важных документов, противоречие между потребностью в централизации управления и децентрализации технологий учёта.

Повышение квалификации, преодоление киберфобии, изменение способа мышления сотрудников
Технология – основа мастерства, профессионализма. Технологическая квалификация библиотечного специалиста проявляется в умении алгоритмизировать свою деятельность, осваивать новые виды продуктов и услуг, внедрять современные технологии. Технологичный подход к пониманию библиотечной деятельности заставляет рассмотреть информационные потребности, как читателей, так и библиотекарей. Под информационной потребностью мы понимаем «потребность в информации, необходимой для решения научной и практической задачи». По мере изменения библиотечных технологий изменяется способ мышления библиотекарей. Используя различные источники информации и работая с документами, в том числе и машиночитаемыми, в своей повседневной работе, они испытывают необходимость в рефлексии, в освоении новых технологий и понимают обоснованность предъявляемых к ним требований. Так, например, в одной из школьных библиотек, структурном подразделении ЦСДШБ, длительное время не работал компьютер. Библиотекари сразу почувствовали, что они начинают отставать от своих коллег и в качестве предоставляемых услуг (в частности, доступе своих читателей – учителей и школьников – к корпоративным базам данных), и в решении административно-управленческих задач (сотрудникам приходилось вести документацию – планы, отчеты – на домашнем компьютере или пользоваться компьютером в Центральной библиотеке). Умение работать с офисным пакетом программ: – MS Word, Excel, Access, освоение прикладных задач, написанных специалистами отдела АБИС, умение использовать ресурсы Интернет – непременное требование, предъявляемое ко всем сотрудникам библиотеки. Сегодня мы можем сказать, что проблемы киберфобии у наших библиотекарей нет. Все вновь принимаемые сотрудники проходят обязательные краткосрочные курсы, предусматривающие освоение НИТ. В библиотеке разработана и внедряется программа непрерывного образования библиотекарей «Добейся успеха», о которой на этой конференции представила доклад С.В. Олефир.
Современная библиотека должна разрабатывать общую стратегию управления информацией, и на наш взгляд необходимо включать в программы автоматизации внедрение автоматизированных систем документооборота. Это особенно важно, если организация представляет собой централизованную систему. В этом случае необходимо также планировать создание локальной компьютерной сети (что даже в нашем небольшом городе – это довольно дорогое удовольствие) или использовать Интернет-технологии, что более доступно с учетом развития телекоммуникационных каналов в городе. Так в нашей библиотечной системе запланировано поэтапное подключение к Интернет школьных библиотек. Это реально, т.к. большинство школ имеет выходы в Интернет. Если на первом этапе автоматизации нашей организации многое делалось интуитивно, то сейчас мы действуем в соответствии с Программой развития МУК ЦСДШБ на 2004-2009 гг.
В настоящее время тема рационализации документооборота в организации на основе информационных и телекоммуникационных технологий является одной из наиболее актуальных. Компьютерные технологии в документообороте значительно повышают эффективность функционирования библиотечной системы в целом, а значит, помогают реализовывать образовательные и информационные функции, воспитывать полноценного гражданина будущего общества.